Implementatieplan

Samen en succesvol aan de slag met GBI

Veel gemeenten werken hard aan de implementatie van GBI 6. Beheerders, ICT-ers en Geo-specialisten verkennen en benutten de mogelijkheden. Veel dingen gaan goed. We leren van elkaar en dit leidt tot mooie en verrassende toepassingen. Maar nog niet alles loopt gestroomlijnd. De stap naar het écht goed benutten van GBI 6 door de hele beheerorganisatie blijkt een uitdaging. Wat zijn de ingrediënten voor succesvolle implementatie? Een selectie van praktijkvoorbeelden, waarbij steeds weer blijkt: implementeren is maatwerk.

Stappen in het implementatietrajectimplementatieplan
Voordat GBI 6 tot de standaard uitrusting van een gemeente behoort, moet het een en ander gebeuren. Dit is schematisch weergegeven in onderstaande figuur. Het proces heeft twee belangrijke fases: de meer technisch getinte installatiefase, gevolgd door de gebruiksgerichte implementatiefase. Op vier belangrijke terreinen is actie nodig; beheer, data en software liggen voor de hand, organisatie en informatie krijgen soms minder aandacht.

Succesvol van stap 1 naar 2
In fase 1 gaat het om aanschaf en installatie van GBI met conversie van de bestaande data. De focus van de gemeente en Antea Group ligt vaak op het succesvol afronden van deze fase. Men gaat (vaak in kleine groep) enthousiast aan de slag en is terecht blij met het afronden ervan: GBI 6 staat! Maar daarna wordt het rustig. Terwijl het echte werk pas begint: GBI 6 als dagelijkse, vanzelfsprekende tool voor iedere medewerker. Dat is het doel van fase 2.

Beheren met GBI 6
Voor het gebruik van GBI 6 is het goed om een groeimodel of beheerambitie op te stellen. Bijvoorbeeld de ambitie om integrale beheerplannen te gaan maken of uiteindelijk assetmanagement door te voeren. Dit maakt helder waarvoor je GBI 6 wilt gebruiken en wat het pakket en de gebruikers moeten kunnen. Stapsgewijs en gestructureerd werkt de beheerorganisatie dan naar het einddoel.

Bijhouden van GBI 6
Tijdens de eerste fase is veel energie gestopt in de conversie en het opwerken van data. De periode daarna komt het aan op consciëntieus bijhouden. Gezien de ontwikkelingen rond BGT, IMGeo en IMBOR is de samenwerking met Geo hierin onvermijdelijk. Meestal zijn hierover nog geen sluitende afspraken gemaakt. Wie is verantwoordelijk voor welke geografische objecten, wanneer muteren we, welke administratieve kentekens sturen we mee? Verschillende modellen zijn denkbaar voor verdere uitwerking.

Functioneren van GBI 6
GBI 6 komt als ruwe diamant uit fase 1. De aanwezige functionaliteiten zijn bij aankoop bepaald. De data is samengesteld vanuit oudere datasets. De kennisbank is gevuld met de standaard van Antea Group. Er is een inschatting gemaakt van de benodigde hardware. Het is echter de vraag of deze elementen passen bij het gewenste gebruik. En of ze blijven voldoen aan nieuwe mogelijkheden en wensen. Diverse scans (bijvoorbeeld de datamanagementscan) en instrumenten (bijvoorbeeld ‘Use your GBI’) staan de applicatiebeheerder ter beschikking om GBI 6 helemaal aan te passen aan de eisen van zijn of haar beheerorganisatie.

Organisatie en communicatie
Om de actualiteit en bruikbaarheid van GBI 6 langere tijd te garanderen, moeten de taken en bevoegdheden rondom GBI 6 benoemd worden. Wie bepaalt welke gegevens in de databank komen? Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor het bijhouden van de prijzentabel en wie adviseert daarover? Wie moet worden geïnformeerd bij updates? Met methoden als RASCI vullen we taken en verantwoordelijkheden precies in.

 

Geïnteresseerd?

Klik op onderstaande button om een offerte aan te vragen.